Términos y Condiciones

Bienvenido a ZicoAsis. Los presentes Términos y Condiciones de Uso (en adelante, "Términos" o "Contrato") regulan el acceso y utilización por parte del usuario (en adelante, "usted" o "el Usuario") de la plataforma ZicoAsis, incluyendo sus aplicaciones web, móviles y cualquier servicio asociado. Al crear una cuenta o utilizar la plataforma, usted está aceptando expresamente estos Términos, que constituyen un acuerdo vinculante entre usted y ZICOFY SOFTWARE S.L. (en adelante, también "nosotros" o "la Empresa"). Si no está de acuerdo con alguna de estas condiciones, debe abstenerse de usar ZicoAsis.

Estos Términos se complementan con nuestra Política de Privacidad (que describe cómo tratamos sus datos) y, si aplica, con el Consentimiento Informado para el uso del Chatbot de IA (en caso de usar dicha funcionalidad). Asimismo, en materia de protección de datos, se suscribirá el correspondiente Acuerdo de Encargado del Tratamiento entre la Empresa y el profesional (responsable de los datos de sus pacientes) conforme al art. 28 RGPD, ya sea mediante cláusulas incluidas en estos Términos o en documento separado. Le recomendamos revisar toda esta documentación.

¿Qué es ZicoAsis? ZicoAsis es una plataforma digital integral diseñada para psicólogos y profesionales de la salud mental, que permite gestionar de forma segura y eficiente la información de sus pacientes, las sesiones clínicas, notas e historiales, calendario de citas, facturación, y otras tareas relacionadas con su práctica profesional. La plataforma incorpora además funcionalidades avanzadas de Inteligencia Artificial (IA), que asisten al profesional en tareas como la transcripción automática de sesiones, el análisis de texto clínico (por ejemplo, extracción de temas tratados, detección de emociones clave, etc.), la generación de informes o resúmenes, y un chatbot de IA que puede servir como asistente conversacional en determinados contextos (por ejemplo, para brindar apoyo psicoeducativo al paciente entre sesiones, bajo supervisión del psicólogo).

ZicoAsis se ofrece principalmente como un servicio SaaS (Software as a Service) accesible vía internet. La Empresa pone a disposición del Usuario las aplicaciones necesarias y se encarga de su mantenimiento, mejoras y seguridad, mientras que el Usuario accede al servicio mediante su dispositivo con conexión a internet. No se requiere instalar más que, en su caso, una app móvil o simplemente usar un navegador web compatible.

Para utilizar ZicoAsis es necesario crear una cuenta de usuario. Al registrarse, usted declara y garantiza que cumple con los siguientes requisitos de elegibilidad:

• Ser un profesional de la psicología o un representante autorizado: La plataforma está dirigida a psicólogos colegiados, psiquiatras u otros terapeutas acreditados, así como clínicas de psicología, centros sanitarios o entidades legales que brinden servicios de salud mental. Si usted se registra en nombre de una empresa o clínica, declara que tiene la autoridad para vincular legalmente a dicha entidad con estos Términos, y el término "Usuario" se referirá tanto a usted individualmente como a la organización representada.
• Mayoría de edad: Debe ser mayor de edad según la legislación de su país. En España, esto significa tener al menos 18 años. ZicoAsis no está destinada a que la usen directamente menores de edad. Menores de 18: Si un menor de edad (por ejemplo, un psicólogo en prácticas o asistente) necesitara acceder por motivos formativos, deberá hacerlo bajo la supervisión de un profesional adulto responsable y con las autorizaciones correspondientes. En ningún caso un menor puede registrarse por su cuenta como profesional en la plataforma.
• Veracidad de la información: Se compromete a proporcionar información de registro exacta, actualizada y veraz. Esto incluye sus datos identificativos, de contacto y cualquier acreditación profesional requerida. Nos reservamos el derecho de solicitar documentación que verifique estos datos (por ejemplo, número de colegiado, licencia profesional, identificación personal) y de suspender o cancelar la cuenta si detectamos información falsa o dudosa.
• Seguridad de las credenciales: Al crear su cuenta, deberá elegir una contraseña segura. Es responsabilidad del Usuario mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso. No debe compartir su usuario ni contraseña con terceras personas. Usted es responsable de todas las acciones realizadas desde su cuenta. Si detecta o sospecha un acceso no autorizado o una brecha de seguridad (por ejemplo, robo de contraseña), deberá notificárnoslo de inmediato a nuestro soporte para que podamos ayudar a proteger su cuenta.

Nos reservamos el derecho de rechazar un registro o cancelar cuentas en circunstancias justificadas, por ejemplo, si usted anteriormente violó estos Términos, si no cumple los criterios de elegibilidad, o por instrucciones de autoridades competentes.

ZicoAsis debe utilizarse de acuerdo con su propósito profesional y respetando en todo momento la legalidad vigente, la ética y la deontología profesional de la psicología. Al usar la plataforma, usted se compromete a:

4.1. Obligaciones del Usuario Profesional:

• Uso profesional y lícito: Utilizar ZicoAsis únicamente para fines legítimos relacionados con su práctica profesional de atención psicológica. Se abstendrá de emplear la plataforma para propósitos ilícitos, fraudulentos, difamatorios, o para difundir contenido que viole derechos de terceros (por ejemplo, no subir a la plataforma documentos que infrinjan propiedad intelectual ajena, ni utilizarla para actividades comerciales no autorizadas).
• Consentimiento de los pacientes y cumplimiento de la privacidad: Como responsable de los datos de sus pacientes, usted se compromete a informar debidamente a sus pacientes de que utiliza ZicoAsis para gestionar su información clínica, incluyendo las funcionalidades de Inteligencia Artificial si las va a aplicar, y a obtener los consentimientos requeridos por las leyes de protección de datos y sanitarias. Esto implica, por ejemplo, informar al paciente sobre qué datos se registrarán, con qué finalidad, quién accederá a ellos, posibles comunicaciones o transferencias (por ejemplo, si transcripciones de sus sesiones se procesan mediante un servicio en la nube), el uso del chatbot de IA (si el paciente lo va a utilizar) y los derechos que le asisten. ZicoAsis proporciona plantillas de Consentimiento Informado que pueden ayudarle en esta tarea, pero la responsabilidad última de cumplir con el deber de información al paciente recae en usted.
• Calidad y pertinencia de la información: Garantizar que los datos que introduzca en la plataforma referentes a sus pacientes son adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad del tratamiento (principio de minimización). Asimismo, mantenerlos actualizados y exactos en la medida de lo posible. No debe introducir datos inventados ni utilizar la plataforma como almacenamiento de información no relacionada con su actividad profesional sanitaria.
• Confidencialidad profesional: Tratar la información accesible a través de ZicoAsis con la misma confidencialidad y secreto profesional que si estuviera en papel o en cualquier otro soporte. Aunque la plataforma ofrece altos niveles de seguridad, como profesional usted también debe actuar diligentemente: por ejemplo, no dejando sesiones abiertas en dispositivos compartidos, no descargando datos sensibles a ordenadores inseguros, y cumpliendo con su código deontológico respecto a la protección de la intimidad del paciente.

4.2. Prohibiciones y Usos no autorizados:

Al usar ZicoAsis usted NO debe:

• Vulnerar derechos de propiedad intelectual: No puede copiar, modificar, distribuir, vender, alquilar o realizar ingeniería inversa sobre la plataforma o cualquier parte de su código, diseño o contenidos, salvo que tenga nuestro consentimiento expreso. La plataforma y sus módulos de IA son propiedad intelectual de la Empresa o de sus licenciantes, protegidos por la ley. Igualmente, se abstendrá de introducir en ZicoAsis contenidos o materiales de terceros a los que no tenga derecho (por ejemplo, tests psicológicos estandarizados sujetos a copyright, sin la licencia correspondiente).
• Abusar de la plataforma o perturbar su funcionamiento: No deberá realizar acciones que comprometan la seguridad o estabilidad del servicio, tales como intentar acceder a áreas restringidas o cuentas ajenas, explotar vulnerabilidades, realizar sobrecarga de peticiones (ataques de denegación de servicio), introducir virus, malware o cualquier código dañino. Tampoco usar scripts o automatizaciones no autorizadas para extraer datos (scraping) de la plataforma. Cualquier conducta que constituya un ataque informático o uso abusivo conllevará la suspensión inmediata de la cuenta y posibles acciones legales.
• Usar la IA para fines prohibidos: Las herramientas de Inteligencia Artificial integradas en ZicoAsis están pensadas para fines clínicos o administrativos legítimos. Queda prohibido emplearlas para generar contenido ilícito (por ej., incitación al odio, pornografía, etc.), para crear informes fraudulentos o manipular la información clínica de forma engañosa. También está prohibido intentar utilizar el sistema de IA fuera del alcance previsto (por ejemplo, ingresando datos deliberadamente erróneos o de terceros no pacientes para probar o exfiltrar información del modelo). El Usuario no manipulará ni intentará deshabilitar los sistemas de seguridad o filtros que la IA pueda tener (por ejemplo, forzando al chatbot a producir respuestas que contradigan sus restricciones éticas).
• Revelar credenciales o acceso a terceros no autorizados: No compartir su cuenta con colegas que no estén formalmente registrados. Si varios profesionales necesitan acceso, cada uno debe tener su propio usuario (podemos habilitar cuentas de equipo o multiusuario para una clínica, consúltenos). Usted tampoco debe permitir que pacientes u otras personas accedan al back-end de la plataforma; por ejemplo, si la plataforma tiene un portal específico para pacientes, use esa vía en lugar de exponer su cuenta de profesional.

4.3. Uso del Chatbot de IA (Asistente Conversacional):

Si la plataforma ofrece un chatbot de IA para interactuar con pacientes u ofrecer respuestas automáticas:

• Usted debe asegurarse de que el paciente comprende que el chatbot es un sistema automatizado y no un psicólogo humano. Esto incluye explicar sus limitaciones (p.ej., que puede brindar consejos generales pero no sustituye la terapia ni es infalible). Se recomienda obtener el Consentimiento Informado del paciente antes de habilitar esta función para él (ver sección correspondiente más abajo en estos Términos).
• El chatbot está destinado a apoyo complementario, consultas frecuentes o ejercicios guiados; no debe usarse en situaciones de crisis ni como canal exclusivo de comunicación con el paciente. Si un paciente expresa intenciones de autolesión, ideas suicidas u otra emergencia a través del chatbot, el sistema puede generar una alerta, pero corresponde al profesional intervenir inmediatamente por medios humanos (ej. contacto telefónico o presencial). ZicoAsis no asume responsabilidad por la inacción del profesional ante alertas críticas proporcionadas por el sistema.
• Usted se compromete a supervisar periódicamente las interacciones del chatbot con sus pacientes (en la medida en que la función lo permita y con consentimiento del paciente) para asegurar la pertinencia y calidad de las respuestas. Ante cualquier respuesta inapropiada o preocupante generada por la IA, deberá revisarla con el paciente y reportarla a ZicoAsis si es pertinente para que mejoremos el sistema.
• ZicoAsis implementa mecanismos de filtrado de contenido en el chatbot para evitar, en lo posible, salidas ofensivas o dañinas. No obstante, dado que ninguna IA es perfecta, el Usuario no debe confiar ciegamente en la información proporcionada y siempre mantendrá su criterio profesional.

4.4. Responsabilidad sobre el Contenido Introducido:

Usted es y seguirá siendo el propietario o legítimo poseedor de los datos e información que introduzca en ZicoAsis, especialmente de los datos de sus pacientes. La plataforma actúa como un repositorio y herramienta de trabajo. Nunca compartiremos sus contenidos con otros usuarios ni terceros (salvo en los casos previstos en la Política de Privacidad y encargados de tratamiento). No obstante, es su responsabilidad asegurarse de que:

• Tiene los derechos y autorizaciones necesarios para cargar dichos contenidos. Por ejemplo, si sube documentos anexos a un expediente (como un informe de laboratorio externo), asegúrese de tener permiso para almacenarlo digitalmente.
• Ningún contenido que suba viola leyes. Esto incluye las leyes de protección de datos (no subir datos de alguien que no sea su paciente sin autorización), propiedad intelectual (no digitalizar tests psicológicos protegidos y subirlos sin licencia, por ejemplo), o cualquier otra normativa aplicable.
• El contenido es relevante y veraz en contexto clínico. Evite comentarios denigrantes o subjetivos no profesionales en las notas (p. ej. evite calificaciones insultantes sobre un paciente). Recuerde que, según la ley, un paciente podría ejercer su derecho de acceso a las notas que usted toma sobre él, y que los registros clínicos forman parte de documentos oficiales de salud.

La Empresa no realiza una monitorización proactiva de los contenidos introducidos por los usuarios (ya que sería contrario al secreto profesional). No obstante, nos reservamos el derecho de eliminar o bloquear cualquier contenido que, previa constatación o aviso, se considere contrario a la ley o a estos Términos (por ejemplo, si se nos notifica un uso indebido).

ZicoAsis integra diversas herramientas de IA para facilitar su trabajo, pero es fundamental comprender sus condiciones y limitaciones particulares:

5.1. Transcripción Automática de Sesiones: Si utiliza la función que permite grabar audio de una sesión y obtener su transcripción escrita:

• Asegúrese de contar con el consentimiento del paciente para grabar la sesión. En algunos casos, grabar audio sin autorización puede vulnerar su privacidad o incluso ser ilegal. ZicoAsis ofrece un mecanismo de consentimiento explícito para la grabación/transcripción que puede presentarse al paciente.
• La calidad de la transcripción puede variar según la claridad del audio, acento, idioma utilizado, etc. La IA intenta ser lo más precisa posible, pero podría cometer errores (por ejemplo, confundir palabras). Revise siempre las transcripciones antes de darlas por válidas en un informe.
• La grabación de audio (si queda almacenada) será tratada con alta seguridad. Usted podrá eliminarla después de transcrita si así lo desea para ahorrar espacio y proteger más la privacidad (quedándose solo con el texto).

5.2. Análisis de Texto e Informes Automatizados: Estas funciones pueden generar un resumen de la sesión, detectar el estado emocional, proponer un plan tentativo, etc., en base a la transcripción o las notas. Tenga en cuenta:

• Carácter orientativo: Los resultados proporcionados por la IA son orientativos y complementarios. No constituyen diagnóstico médico ni informe psicológico oficial. Por ejemplo, si la IA sugiere “el paciente muestra signos de ansiedad moderada”, tómelo como una hipótesis o recordatorio; la evaluación real debe hacerla usted con su criterio clínico.
• Posibles sesgos o inexactitudes: Aunque entrenamos y configuramos los modelos para el contexto clínico, podrían ocurrir sesgos (p. ej., malinterpretar sarcasmo como signo negativo) o datos incompletos. Use estas sugerencias con espíritu crítico. Usted conoce a su paciente mejor que cualquier algoritmo.
• Responsabilidad final: Cualquier informe o conclusión que se extraiga para el paciente debe ser validada y, si procede, firmada por usted como profesional. La IA no asume la responsabilidad profesional. De hecho, los informes generados suelen incluir una indicación de que fueron elaborados con apoyo de IA y requieren revisión.

5.3. Chatbot de IA (Asistente conversacional para pacientes):

Si habilita que un paciente suyo interactúe con el chatbot:

• Debe informar y recoger consentimiento del paciente (como ya se mencionó) explicando en qué casos usarlo y qué esperar.
• Establezca límites claros al paciente sobre el uso: por ejemplo, que no utilice el chatbot para emergencias, que le comunique cualquier respuesta que le genere malestar, y que entienda que es una herramienta educativa/de apoyo.
• Supervisión: Revise los registros de conversación periódicamente (de acuerdo con la configuración de privacidad acordada con el paciente). Esto no solo garantiza calidad, sino que le da oportunidad de integrar aquello que el paciente expresa al bot dentro de las sesiones terapéuticas regulares.
• Si el chatbot ofrece sugerencias o recursos automáticos (por ejemplo, “practica este ejercicio de respiración”), el paciente puede seguirlos bajo su propio criterio, pero usted debería dar seguimiento después.

5.4. Entrenamiento y mejora de la IA con datos del usuario:

ZicoAsis, por defecto, NO utiliza los datos privados de sus pacientes para re-entrenar los modelos de IA de propósito general (como los de OpenAI) sin su permiso. Las interacciones con la IA se mantienen dentro del contexto del servicio. Podríamos, no obstante, usar de forma anonimizada ciertas porciones de datos para mejorar algoritmos internos específicos de la plataforma (por ejemplo, mejorar un modelo de clasificar tipos de sesión), siempre respetando la privacidad y bajo el marco legal (en muchos casos, nos basamos en interés legítimo y aplicamos estrictas medidas de anonimización). Si en algún momento quisiéramos usar datos identificables para mejorar el sistema, le solicitaríamos consentimiento o estableceríamos un acuerdo de procesamiento adicional.

5.5. Limitación de responsabilidad de la IA:

La Empresa pone las herramientas de IA tal cual están, tras haberlas probado diligentemente, pero no puede garantizar al 100% la veracidad, exactitud o idoneidad de cada resultado generado por la IA en todos los contextos. En consecuencia, en la máxima medida permitida por la ley:

• La Empresa no será responsable de las decisiones clínicas o administrativas que el Usuario tome basándose exclusivamente en las sugerencias de la IA sin la debida validación humana. Usted es el profesional titulado y reconoce que las herramientas son de apoyo.
• La Empresa no garantiza que el uso de la IA dará resultados específicos ni que esté libre de interrupciones o errores. Por ejemplo, el servicio podría no estar disponible temporalmente, o una transcripción podría fallar por problemas técnicos. Nos comprometemos a intentar solucionar cualquier inconveniente lo antes posible, pero no asumimos responsabilidad por los perjuicios derivados de tales eventualidades técnicas, más allá de lo indicado en la sección de Limitación de Responsabilidad de estos Términos.
• Si la IA llegase a generar contenido inapropiado u ofensivo (lo cual es poco probable dado los filtros, pero posible en teoría), la Empresa investigará el incidente y tomará medidas para corregirlo. Se ruega al Usuario informar de inmediato si detecta algo así. Sin embargo, salvo que medie dolo o negligencia grave por parte de la Empresa en el desarrollo o suministro de la IA, ésta no asumirá responsabilidad por daños morales u otros que dicho contenido pudiera causar.

6.1. Modalidad de Servicio: ZicoAsis puede ofrecer distintos planes de suscripción (por ejemplo, un plan básico gratuito con funciones limitadas, y planes de pago con funcionalidades completas o según número de pacientes, almacenamiento, etc.). Al registrarse, podrá seleccionar el plan deseado y conocer sus características, duración y precio en la página de precios o contratación.

6.2. Precios: Los precios de los planes se indican en euros e incluyen impuestos indirectos si corresponde (IVA, etc.) salvo que se especifique lo contrario. Cualquier oferta o descuento estará sujeta a las condiciones particulares anunciadas en la web en el momento de la contratación. Nos reservamos el derecho de modificar las tarifas de suscripción; no obstante, los cambios no afectarán a los periodos ya contratados y, en caso de aumento de precio, le notificaríamos con antelación para que pueda decidir si continuar.

6.3. Ciclo de facturación: Las suscripciones de pago se cobran de forma periódica (mensual o anual, según el plan escogido) a través del método de pago que proporcione. Stripe, nuestro procesador de pagos, puede almacenar de forma segura sus datos de tarjeta para facilitar los cobros recurrentes. Al suscribirse, usted autoriza a ZicoAsis (y a Stripe, en su caso) a cargar automáticamente el importe de cada periodo en la fecha correspondiente. Se emitirá una factura por cada pago, que estará disponible electrónicamente.

6.4. Incumplimiento de pago: Si por alguna razón el pago no puede completarse (por ejemplo, tarjeta expirada o fondos insuficientes), le notificaremos para que actualice sus datos de pago. Si el impago se prolonga más allá de 15 días, nos reservamos el derecho a suspender temporalmente el acceso a la cuenta hasta recibir la compensación debida. Si tras aviso razonable persiste la situación, podríamos cancelar la suscripción.

6.5. Periodo de prueba y cancelaciones: Si se ofrece un periodo de prueba gratuito, usted podrá cancelar en cualquier momento antes de que termine para no incurrir en cargos. Para suscripciones de pago, puede cancelar la renovación automática desde la configuración de su cuenta o contactándonos. Tenga en cuenta que la cancelación implicará que no se le vuelva a cobrar en el siguiente ciclo, pero no conlleva reembolso del periodo ya pagado que reste hasta la finalización. Podrá seguir disfrutando del servicio hasta el fin del periodo abonado. No realizamos reembolsos prorrateados salvo que la legislación de su jurisdicción lo exija.

6.6. Derecho de desistimiento: Si usted es un consumidor (lo cual en este contexto es discutible porque se trata de uso profesional), y la ley aplicable le reconoce derecho de desistimiento (por ejemplo, 14 días para cancelar una compra a distancia), le informamos que al tratarse de suministro de servicio digital, si ya empezó a utilizar la plataforma tras la compra, ese derecho podría no aplicar o considerarse prestado el consentimiento expreso a inicio del servicio. En todo caso, puede contactarnos en los 14 días iniciales si no está satisfecho, y evaluaremos caso a caso la posibilidad de una cancelación con reembolso según el uso realizado y la normativa aplicable.

6.7. Promociones de terceros: Cualquier promoción o beneficio que provenga de terceros integrados (por ejemplo, créditos de Google Cloud para almacenamiento adicional, etc.) estará sujeta a términos propios y no somos responsables de su disponibilidad.

7.1. Titularidad de ZicoAsis: Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre la plataforma ZicoAsis, incluyendo su software, código fuente, diseños de interfaz, logos, marcas registradas, nombre comercial, manuales de uso, así como los modelos de inteligencia artificial desarrollados por o para la Empresa (salvo aquellos de terceros bajo licencia), pertenecen exclusivamente a Zicofy o sus licenciantes. El uso de la plataforma por parte del Usuario no le transmite ningún derecho de propiedad sobre la misma, sino únicamente una licencia de uso limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para utilizar ZicoAsis conforme a estos Términos y durante la vigencia de su suscripción.

• Usted no deberá eliminar ni alterar avisos de copyright, marcas u otros indicativos de reserva de derechos que aparezcan en la plataforma.
• Queda prohibida la reproducción, distribución, comunicación pública, transformación o cualquier explotación de los elementos protegidos de ZicoAsis sin el consentimiento expreso y por escrito de la Empresa, salvo en los casos permitidos legalmente (por ejemplo, ciertos actos de copia privada, ingeniería inversa lícita para interoperabilidad en los límites marcados por la ley, etc.).

7.2. Contenido del Usuario: Por otro lado, usted mantiene la titularidad de todos los datos, textos, imágenes u otros contenidos que incorpore a la plataforma relativos a su actividad (por ejemplo, los informes clínicos que redacte, las notas de seguimiento, etc.). ZicoAsis no adquiere ningún derecho de propiedad sobre esa información.

• No obstante, al introducir dichos contenidos en la plataforma, usted nos concede una licencia de uso sobre los mismos en la medida necesaria para prestar el servicio. Es decir, nos autoriza a alojar, procesar, transmitir y mostrar esos datos con el único fin de cumplir las funcionalidades de ZicoAsis solicitadas (por ejemplo, mostrarle sus propias notas en su pantalla, hacer copias de seguridad, procesar los textos con la IA para generar un informe, etc.). Esta licencia es mundial (ya que la infraestructura técnica puede implicar transferencias, como se explicó), revocable (si usted borra datos, cesa la licencia para ese contenido concreto), por la duración del contrato y con carácter confidencial (solo usamos sus contenidos dentro de la esfera privada del servicio, no para publicación).
• Asimismo, nos otorga permiso para usar de forma anónima o agregada la información derivada de su uso de ZicoAsis con fines estadísticos o de mejora del servicio. Por ejemplo, podríamos indicar "X% de nuestros usuarios usan la función de transcripción semanalmente" en un informe público, o utilizar datos ya anonimizados de conversaciones para mejorar el procesamiento del lenguaje. Pero insistimos: nada de esto permitirá identificarle a usted, a sus pacientes ni revelará contenido sensible alguno.

7.3. Feedback y sugerencias: Si nos proporciona voluntariamente ideas, sugerencias, mejoras o feedback respecto a ZicoAsis (por ejemplo, sugerir una nueva función o mejora en la IA), usted acepta que podamos utilizar dichas sugerencias sin restricción o compensación hacia usted, ya que será para mejorar el producto para todos los usuarios. Por supuesto, valoramos enormemente sus aportaciones e intentaremos darles crédito en la medida apropiada.

7.4. Referencia de marca: Con su consentimiento previo, podríamos mencionar el nombre comercial o logo de su clínica o consultorio como parte de nuestra lista de clientes o material promocional (por ejemplo, en nuestro sitio web con un listado de profesionales que usan ZicoAsis). Si no desea que hagamos tal mención, puede comunicarlo y respetaremos su decisión. Esto no implica compartir datos de pacientes ni información confidencial, solo una referencia nominal de uso.

Dado que el uso de ZicoAsis implica el tratamiento de datos personales de pacientes (datos sensibles de salud) por parte de nuestra plataforma en nombre del Usuario (psicólogo o entidad sanitaria), resulta de aplicación el artículo 28 RGPD sobre relación entre Responsable del tratamiento (usted, respecto a los datos de sus pacientes) y Encargado del tratamiento (la Empresa, que provee la plataforma). Por ello, a continuación se recogen las condiciones de protección de datos que regirán este encargo, salvo que se firme un acuerdo de procesamiento de datos separado:

• La Empresa (ZicoAsis) actuará respecto a los datos personales de pacientes introducidos en la plataforma únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Usuario, que es el responsable de esos datos. Esto incluye las acciones necesarias para la prestación del servicio según las funcionalidades solicitadas. Si alguna instrucción del responsable, a juicio de la Empresa, infringe el RGPD u otras disposiciones en materia de protección de datos, informaremos al responsable de ello para que reconsidere o confirme la instrucción.
• El personal de la Empresa que pueda acceder a datos personales de pacientes (por labores de soporte técnico, mantenimiento, etc.) está sujeto a deberes de confidencialidad legal y contractual. Garantizamos que todas las personas autorizadas a tratar datos personales se han comprometido a respetar la confidencialidad (por ejemplo, mediante acuerdos NDAs, formación en privacidad, cláusulas en contratos laborales) y se les aplica el principio de minimización de acceso.
• La Empresa se compromete a implementar las medidas de seguridad apropiadas descritas en la Política de Privacidad (sección de Seguridad) y aquellas que exige el art. 32 RGPD, teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes, la naturaleza de los datos (sensibles) y los riesgos. Esto incluye cifrado, controles de acceso, capacidad para restaurar la disponibilidad (backups), y procedimientos de verificación periódica de la eficacia de dichas medidas.
• En caso de que la Empresa recurra a otro encargado subcontratado (sub-procesador) para tareas de tratamiento específicas (por ejemplo, Google Cloud, OpenAI, etc. mencionados), lo hará cumpliendo las condiciones del RGPD. Hemos formalizado contratos con dichos subencargados que ofrecen garantías equivalentes en materia de protección de datos. Una lista de los principales subencargados se proporciona en la Política de Privacidad. Cualquier cambio relevante en esta lista (p. ej., incorporación de un nuevo proveedor que trate datos de pacientes) será notificado al Usuario, quien tiene derecho a oponerse a dicho cambio si lo justifica. En tal caso, se buscará una solución alternativa; de no ser posible, el Usuario podría decidir rescindir el contrato si lo estima necesario por motivos de privacidad (por ejemplo, si no está de acuerdo con un subencargado propuesto).
• La Empresa asistirá al Usuario, en la medida de lo posible, a cumplir con sus obligaciones de respuesta al ejercicio de derechos de los pacientes (acceso, rectificación, supresión, etc.) y en cumplimiento de obligaciones del RGPD como: mantenimiento del registro de actividades (nota: la plataforma puede ofrecer funcionalidades para registrar los tratamientos realizados), notificación de brechas de seguridad (si detectamos una brecha que afecte a datos de pacientes de la que usted es responsable, le informaremos inmediatamente para que usted notifique a la AEPD y al paciente según proceda, y nosotros también notificaremos en paralelo si es exigible), ayuda con evaluaciones de impacto (DPIA) (proporcionando información necesaria sobre el sistema), y auditorías. El Usuario tiene derecho a auditarnos o inspeccionar el cumplimiento de estas obligaciones, directamente o a través de tercero autorizado, previa notificación y en horario comercial, respetando la confidencialidad. En la práctica, para facilitar esto, la Empresa puede proveer informes de auditoría externos o certificaciones de seguridad en lugar de una inspección in-situ, siempre que ofrezcan garantías suficientes.
• Al finalizar la prestación del servicio (por ejemplo, si el Usuario se da de baja y no renueva), la Empresa se compromete, a elección del Usuario, a suprimir o devolver todos los datos personales del responsable, incluyendo cualquier copia existente, salvo en la medida en que alguna ley de la UE o de un Estado miembro exija conservarlos (por ejemplo, por obligaciones legales de la Empresa). En términos generales, como se detalló en la Política de Privacidad, tras la baja se dará un margen para exportación y luego se eliminarán los datos. Si el Usuario prefiere que le entreguemos una copia completa antes de borrarlos, puede solicitarlo.
• La Empresa pone a disposición del Usuario toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el art. 28 RGPD y permitir la realización de auditorías o inspecciones (como ya se indicó). Ambas partes se comprometen a guardar confidencialidad sobre cualquier información (incluyendo datos de pacientes, medidas de seguridad, etc.) que se revele con motivo de estas verificaciones.

Cabe destacar que, respecto a los datos del propio profesional usuario (sus datos de contacto, facturación, etc.), la Empresa actúa como responsable según se detalla en la Política de Privacidad, ya que son necesarios para la relación contractual.

Además de lo ya mencionado en secciones anteriores, las partes (usted y la Empresa) se obligan a mantener la más estricta confidencialidad sobre toda la información a la que accedan mutuamente con ocasión del uso de ZicoAsis. En particular, la Empresa mantendrá confidenciales los datos y documentos del Usuario y sus pacientes, no divulgándolos ni utilizándolos con fin distinto al pactado. De igual modo, usted se compromete a tratar como información confidencial cualquier detalle sobre la plataforma que no sea público y al que tenga acceso (por ejemplo, si participa en una beta privada con funciones nuevas, o detalles de seguridad internos que pudiéramos compartir con usted en una auditoría).

Esta obligación de confidencialidad permanecerá vigente incluso tras la terminación del contrato, indefinidamente, mientras la información no se haga pública por otra fuente legítima o pierda su valor confidencial por el paso del tiempo. Quedan exceptuados de esta obligación los casos en que una de las partes deba revelar información por requerimiento legal o resolución de autoridad competente (por ejemplo, una orden judicial de entregar registros); en tal caso, se notificará a la otra parte en la medida permitida.

La Empresa se reserva el derecho de modificar o actualizar estos Términos y Condiciones de Uso. Esto puede suceder, por ejemplo, para reflejar cambios en las funcionalidades, adaptarse a nuevas leyes o mejorar las cláusulas. Cuando las modificaciones sean sustanciales, le avisaremos con la debida antelación razonable (por ejemplo, 15 días) a través de un mensaje en la plataforma y/o por correo electrónico, para que pueda revisar los cambios. Si usted continúa utilizando ZicoAsis tras la fecha efectiva de las nuevas condiciones, se considerará que las acepta. Si no está de acuerdo con las modificaciones, podrá dar de baja su cuenta antes de que entren en vigor (teniendo derecho, en su caso, a la parte proporcional de reembolso si ya pagó por un periodo futuro no disfrutado, dependiendo de las circunstancias y normativa).

Para cambios menores que no afecten negativamente a sus derechos (por ejemplo, corrección de erratas, mejoras de redacción, actualización del nombre de un proveedor), es posible que no realicemos una notificación específica, publicándose simplemente la nueva versión en el sitio web con la fecha de actualización correspondiente.

En cualquier caso, la versión vigente de los Términos estará siempre accesible en https://app.zicoasis.com/terms, y le recomendamos revisarla periódicamente.

11.1. Terminación por parte del Usuario: Puede dar de baja su cuenta de ZicoAsis en cualquier momento, ya sea a través de la propia plataforma (opción de “cancelar cuenta” o similar) o solicitándolo al soporte. La terminación efectiva del servicio se regirá por lo indicado en la sección de Pagos si tiene una suscripción activa. Recuerde exportar sus datos antes de la baja definitiva. Tras la terminación, cesará su licencia de uso de la plataforma.

11.2. Terminación o suspensión por parte de la Empresa: Podemos suspender temporalmente su acceso o rescindir este contrato (cancelar su cuenta) si ocurre alguna de las siguientes circunstancias:

• Incumplimiento grave o reiterado de estos Términos por su parte (por ejemplo, violación de la sección de Uso Adecuado, impago continuado tras requerimientos, uso malicioso de la plataforma).
• Obligación legal o requerimiento de autoridad que nos exija cesar la prestación a usted (por ejemplo, si se determinara que nuestro servicio no puede seguir dándosele por sanciones legales, cuestiones regulatorias, etc.).
• Que el mantenimiento de su cuenta suponga, a nuestro juicio razonable, un riesgo significativo de seguridad para la plataforma o de incumplimiento de leyes (por ejemplo, que usted esté usando el servicio para algo claramente ilícito que pueda implicar responsabilidades para nosotros).

En caso de suspensión, se lo notificaremos indicando la causa y, cuando sea posible, le daremos oportunidad de subsanar el incumplimiento en un plazo razonable. Si no se soluciona o el hecho es muy grave (p. ej., filtró datos de otros usuarios deliberadamente), podremos proceder a la terminación definitiva. En situaciones urgentes (p. ej., ciberataque en curso desde su cuenta) podríamos bloquear el acceso inmediatamente por protección, investigando después.

11.3. Consecuencias de la terminación: En caso de terminación definitiva de la cuenta, la Empresa procederá a borrar sus datos como se explicó (tras la ventana de tiempo para exportación). Usted deberá cesar todo uso de la plataforma y destruir cualquier copia local de software nuestro que pudiera tener (si entregamos alguna). Ninguna de las partes tendrá más obligaciones hacia la otra a partir de entonces, excepto las que por su naturaleza deban persistir: por ejemplo, cláusulas de confidencialidad, limitaciones de responsabilidad por el periodo de uso, etc. Si la terminación fue motivada por incumplimiento suyo, la Empresa puede reservarse acciones legales por daños si los hubiere.

12.1. Ámbito de nuestra responsabilidad:

ZicoAsis se esfuerza por proporcionar un servicio de calidad, seguro y disponible. Sin embargo, la plataforma se proporciona “tal cual” (“as is”), dentro de los límites permitidos por la ley. Esto significa que no ofrecemos una garantía absoluta de que el servicio estará libre de errores, interrupciones o que satisfará todas sus expectativas específicas.

En la medida en que la ley lo permita, la Empresa no será responsable de:

• Daños indirectos, especiales o consecuenciales que pueda sufrir el Usuario por el uso o la imposibilidad de uso de ZicoAsis. Esto incluye, por ejemplo, pérdida de ingresos, pérdida de reputación, pérdida de datos (siempre que hayamos seguido las medidas de backup), interrupción del negocio, reclamaciones de terceros, etc.
• Decisiones profesionales o clínicas tomadas por el Usuario. ZicoAsis es una herramienta de apoyo, pero no sustituye la pericia del psicólogo ni su relación terapéutica. Cualquier actuación u omisión en la práctica clínica es responsabilidad del profesional. La Empresa no responderá por consecuencias derivadas de una mala praxis profesional o de la interpretación errónea de los datos o análisis presentados en la plataforma. Por ejemplo, si un profesional pasa por alto un síntoma de riesgo que la plataforma no destacó, o si sigue ciegamente una sugerencia de la IA que resulte inapropiada, la responsabilidad recae en el profesional por no aplicar su juicio crítico.
• Casos de fuerza mayor o hechos fuera de nuestro control razonable: Esto incluye acontecimientos imprevisibles o inevitables como desastres naturales, fallos generalizados de Internet, ataques de terceros (hackers) a pesar de las medidas de seguridad adecuadas, pandemias, actos gubernamentales, etc., que impidan temporal o definitivamente la prestación del servicio. No obstante, nos comprometemos a hacer esfuerzos comercialmente razonables para mitigar los efectos de estos eventos y reanudar el servicio lo antes posible.

12.2. Límite cuantitativo:

En cualquier caso, y salvo que la ley imperativa disponga lo contrario, la responsabilidad total agregada de la Empresa frente al Usuario por cualquier concepto (contractual, extracontractual, o de otro tipo) derivada de este contrato o del uso de la plataforma se limitará –como máximo– al importe equivalente a las cantidades efectivamente abonadas por el Usuario a la Empresa en los 12 meses anteriores al evento que dio lugar a la responsabilidad. Si el Usuario aún no hubiera pagado nada (por ejemplo, está en plan gratuito), la responsabilidad máxima se limitará. Esta limitación se aplica en la medida máxima permitida por la ley, y no pretende eludir responsabilidad en casos que legalmente no puedan limitarse (por ejemplo, en España, no se puede limitar responsabilidad por dolo, ni por daños personales causados a consumidores, etc., aunque en este contexto B2B y sin daños físicos no aplicaría).

12.3. No renuncia a garantías legales:

Reconocemos que algunas jurisdicciones no permiten excluir ciertas garantías o limitar ciertas responsabilidades. En tal caso, se aplicará la responsabilidad mínima obligatoria establecida por la ley. Ninguna disposición de estos Términos limita o excluye la responsabilidad en caso de negligencia grave o dolo por parte de la Empresa, ni cualquier responsabilidad que no pueda ser excluida por ley.

12.4. Indemnización por parte del Usuario:

Usted se compromete a indemnizar y mantener indemne a Zicofy, sus directivos, empleados y afiliados, de cualquier reclamación de terceros, daños, pérdidas o gastos (incluyendo honorarios razonables de abogados) derivados de (a) el incumplimiento por su parte de estos Términos o de la legislación aplicable en su uso de ZicoAsis, o (b) cualquier reclamación relativa a los datos de pacientes que usted haya introducido o al tratamiento que les haya dado mediante la plataforma. Esto significa que si, por ejemplo, un paciente suyo nos demanda alegando un uso incorrecto de sus datos o una violación de privacidad, y se demuestra que fue debido a su actuación (como responsable) fuera de nuestras instrucciones o a un mal uso suyo, usted asumirá los costes o condenas que pudieran imponerse a la Empresa por ese asunto.

Estos Términos y la relación entre la Empresa y el Usuario se regirán por las leyes de España (salvo que por imperativo de normas de protección al consumidor de otro país se apliquen ciertas disposiciones locales, si bien en este caso el Usuario actúa en ámbito profesional). En particular, se tendrá en cuenta el RGPD, la LOPDGDD y demás normativa española que resulte de aplicación a servicios digitales y sanitarios.

Para la resolución de cualquier conflicto o disputa que pudiera surgir en relación con el servicio de ZicoAsis o la interpretación y ejecución de estos Términos, las partes se someten a la jurisdicción exclusiva de los Juzgados y Tribunales de Valencia, España, salvo que legalmente corresponda otro fuero imperativo por la materia. No obstante, antes de recurrir a la vía judicial, invitamos al Usuario a contactar y tratar de resolver amigablemente el desacuerdo con nosotros.

• Integridad del acuerdo: Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y cualquier acuerdo adicional (p. ej., anexos de procesamiento de datos, condiciones particulares de un plan específico), constituyen la integridad del acuerdo entre las partes en relación con ZicoAsis, y sustituyen a cualquier acuerdo o comunicación previa, oral o escrita, sobre el mismo objeto.
• No renuncia: La falta de exigencia por parte de la Empresa de alguna cláusula de estos Términos no se interpretará como renuncia a su derecho a hacerlo valer en el futuro. La renuncia puntual a un derecho solo será efectiva si consta por escrito.
• Nulidad parcial: Si alguna disposición de estos Términos se considera inválida, ilegal o inexigible por una autoridad competente, se interpretará limitada en lo necesario para que sea válida, o en su caso, será separada del resto. Ello no afectará a la validez del resto de cláusulas, que permanecerán en pleno vigor. Las partes negociarán de buena fe la sustitución de cualquier cláusula inválida por otra que se acerque lo más posible a la intención original.
• Cesión: El Usuario no puede ceder o transferir los derechos u obligaciones derivados de este contrato a terceros sin el consentimiento previo por escrito de la Empresa. La Empresa sí podrá ceder el contrato (o los créditos derivados del mismo) a otra entidad de su grupo empresarial o en caso de fusión/adquisición, notificándolo al Usuario.
• Relación de las partes: Nada en este acuerdo crea una relación de sociedad, joint-venture, empleo, franquicia o agencia entre la Empresa y el Usuario. Cada uno actúa por su cuenta como entidades independientes.
• Contacto: Para cualquier comunicación relacionada con estos Términos, puede dirigirse a nosotros a través del correo 'ayuda@zicofy.com'. Las notificaciones oficiales, si es necesario enviarlas, se harán al correo principal registrado en la cuenta del Usuario.

Al aceptar estos Términos y utilizar ZicoAsis, ambas partes reconocen haberlos leído, comprendido y acordado. ¡Gracias por confiar en ZicoAsis para la gestión de su práctica psicológica! Quedamos comprometidos con brindar una herramienta segura, innovadora y alineada con los más altos estándares éticos y legales.